Cuando una empresa implementa un reloj checador, el valor real no está únicamente en registrar entradas y salidas. El objetivo es convertir esas checadas en información útil para Recursos Humanos: retardos, faltas, horas trabajadas, horas extra, incidencias, vacaciones y datos que puedan revisarse antes de preparar la nómina. BioTime es una de las plataformas de ZKTeco diseñadas para centralizar esa operación, pero muchas dudas aparecen justamente cuando llega el momento de calcular, revisar y exportar reportes.

En México, una exportación mal configurada puede generar problemas prácticos: empleados que aparecen como ausentes aunque sí checaron, periodos de nómina que no coinciden con el filtro, incidencias que todavía no han sido aprobadas o archivos de Excel que se toman como definitivos sin validar previamente los datos. Por eso, antes de pensar en «descargar el reporte», conviene entender qué información está viendo el sistema y qué uso tendrá el archivo después.

Esta guía responde las preguntas más comunes sobre BioTime Cloud 2.0 y la exportación de reportes, con referencias a la documentación oficial de ZKTeco y al marco laboral y de protección de datos aplicable en México. Algunas rutas de menú pueden cambiar entre BioTime Cloud 2.0, BioTime Pro y versiones instalables como BioTime 8.5; por ello, cuando una función dependa de la versión, se indicará expresamente.

 

Idea clave

Exportar un reporte no corrige la información. Primero se deben validar los horarios, la sincronización de las checadas, las incidencias y el cálculo de la asistencia; después se elige el formato de salida que necesita Recursos Humanos o el sistema de nómina.

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Primero: confirma qué versión de BioTime utiliza tu empresa

«BioTime» se usa con frecuencia como nombre general para distintas soluciones de asistencia de ZKTeco, pero no todas tienen exactamente la misma interfaz, arquitectura ni rutas de configuración. BioTime Cloud 2.0 se ofrece como una plataforma 100 % en la nube, accesible desde un navegador y orientada a administrar horarios, incidencias, dispositivos y reportes sin que la empresa tenga que mantener un servidor local para la plataforma. ZKTeco también ofrece otras soluciones, como BioTime Pro, y todavía existen empresas que operan versiones instalables anteriores, como BioTime 8.5 (ZKTeco Latinoamérica, s. f.).

Esta distinción importa porque un procedimiento encontrado en internet para BioTime 8.5 no necesariamente debe aplicarse a BioTime Cloud 2.0. Por ejemplo, ZKTeco publica en su sección de preguntas frecuentes (FAQ) pasos específicos de BioTime 8.5 para programar reportes por correo y resolver fallas de exportación en ciertas compilaciones. Esas instrucciones deben considerarse específicas de esa versión y no como una ruta universal para todos los productos BioTime (ZKTeco, s. f.).

¿Qué es BioTime Cloud 2.0 y para qué sirve?

BioTime Cloud 2.0 es un software de control de asistencia en la nube. Centraliza registros provenientes de dispositivos ZKTeco y, de acuerdo con la configuración y el plan contratado, permite administrar horarios, incidencias, aprobaciones, aplicaciones móviles y reportes. La plataforma está orientada a transformar las checadas en información de asistencia que Recursos Humanos pueda consultar y exportar. La información oficial de ZKTeco Latinoamérica indica que funciona desde un navegador, está alojada en AWS y evita que la empresa tenga que instalar la plataforma en un servidor físico propio (ZKTeco Latinoamérica, s. f.).

¿Cuántos reportes incluye BioTime Cloud 2.0?

La información oficial vigente de ZKTeco Latinoamérica señala que BioTime Cloud 2.0 incluye 36 reportes de asistencia. El número por sí solo no debe ser el criterio de compra: lo importante es comprobar que los reportes necesarios reflejen correctamente la operación de la empresa, incluidos los turnos nocturnos, los horarios rotativos, los retardos, las salidas anticipadas, las ausencias, los permisos y las horas extra (ZKTeco Latinoamérica, s. f.).

¿En qué formatos se pueden exportar los reportes?

BioTime Cloud 2.0 permite exportar reportes en PDF, TXT, CSV y XLS, de acuerdo con la información oficial de ZKTeco Latinoamérica. La plataforma también permite personalizar el orden de las columnas, ajustar la visualización de los datos y crear reportes adaptados a la organización. Estas funciones facilitan la revisión interna y la preparación de información para procesos posteriores de nómina, pero no sustituyen la validación del formato que exija el sistema receptor (ZKTeco Latinoamérica, s. f.).

¿Qué formato conviene usar para cada necesidad?

No existe un formato «mejor» para todo. El PDF es conveniente para la lectura, la autorización interna o la conservación de una versión visual del reporte. El XLS es práctico para la revisión y el trabajo en Excel. El CSV suele ser útil para importar datos en otros sistemas porque utiliza una estructura tabular simple. El TXT puede ser requerido por ciertos procesos de integración o plantillas específicas. Antes de elegir, pregunta qué formato, columnas, separadores y estructura acepta el sistema de nómina de tu empresa. Conserva, además, el archivo exportado original cuando vayas a llevar a cabo ajustes posteriores para no perder trazabilidad.

¿BioTime se integra automáticamente con cualquier sistema de nómina?

No debe asumirse que exportar un archivo equivale a una integración automática. ZKTeco describe los reportes como exportables y preparados para facilitar su uso con sistemas de nómina, pero cada software de nómina puede requerir campos, encabezados, claves de incidencia, formatos de fecha o estructuras diferentes. En la práctica, conviene hacer una prueba con un periodo pequeño y validar el archivo con el responsable de nómina antes de automatizar el proceso.

¿Se pueden personalizar columnas o filtros?

Sí. La información oficial actual de BioTime Cloud 2.0 indica que es posible personalizar el orden de las columnas y la visualización de los datos, además de crear reportes adaptados a las necesidades de la organización. La disponibilidad exacta de filtros, campos o diseños puede variar según la actualización, el plan o los permisos del usuario; por ello, conviene validar la ruta en la instancia que utiliza la empresa en lugar de seguir instrucciones de otra versión (ZKTeco Latinoamérica, s. f.).

¿Cuál es la diferencia entre las checadas y un reporte de asistencia?

Las checadas son eventos: una persona registró una marca en determinada fecha y hora. Un reporte de asistencia es el resultado de interpretar esos eventos con reglas: horario asignado, tolerancias, turnos, descansos, permisos, vacaciones, incidencias y criterios de horas extra. Dos empleados pueden tener la misma hora de entrada registrada y obtener resultados diferentes si sus horarios o reglas son distintos. Por eso, antes de exportar, Recursos Humanos debe revisar que la configuración del periodo sea correcta.

¿Por qué un empleado aparece como ausente si sí tiene una checada?

Las causas más comunes no necesariamente se deben a una falla del equipo. Puede existir una checada sin horario asignado, una marca fuera del rango esperado, un turno incorrecto, una incidencia pendiente de autorización, una sincronización incompleta o un cálculo que todavía no refleja el cambio realizado. El primer paso es comparar el evento original con el horario y con el reporte calculado. Si la checada existe, pero el resultado sigue siendo incorrecto, debe revisarse la configuración antes de editar manualmente el archivo exportado.

¿Qué revisar si el reporte sale vacío o incompleto?

Empieza por los filtros. Confirma el rango de fechas y los empleados, departamentos o áreas seleccionados. Después, verifica que los dispositivos hayan sincronizado las checadas, que los usuarios estén correctamente asociados y que el periodo de asistencia se haya calculado. También revisa permisos, vacaciones, horas extra o checadas manuales que requieran aprobación. Si todo está correcto y el problema persiste, guarda evidencia del error y solicita soporte indicando la versión exacta de BioTime.

¿Qué hacer si BioTime no permite exportar?

No conviene reinstalar, modificar servicios o cambiar parámetros avanzados sin identificar primero la versión. ZKTeco documenta incidencias de exportación específicas de BioTime 8.5 que pueden requerir acciones sobre servicios o una actualización menor; esas instrucciones no deben trasladarse automáticamente a BioTime Cloud 2.0. En la versión en la nube, registra el mensaje de error, la fecha, el reporte, el formato seleccionado y la cuenta de usuario con la que ocurrió; después, utiliza el canal de soporte o el sistema de tickets disponible para el entorno. Esa evidencia facilita el diagnóstico (ZKTeco, s. f.; ZKTeco Latinoamérica, s. f.).

¿Se pueden enviar reportes automáticamente por correo?

Depende de la versión y de la función disponible en el plan. La sección oficial de preguntas frecuentes (FAQ) de ZKTeco documenta para BioTime 8.5 una función que permite guardar un diseño de reporte y programar su envío por correo. BioTime Cloud 2.0 incluye notificaciones por correo electrónico, pero esa característica no debe interpretarse automáticamente como la misma programación de reportes de BioTime 8.5. Si la empresa necesita envíos recurrentes de archivos, confirma la función exacta en su instancia o con el área de soporte (ZKTeco, s. f.; ZKTeco Latinoamérica, s. f.).

¿BioTime reemplaza al sistema de nómina?

BioTime es una herramienta de asistencia, no un sustituto universal de la nómina. Su función es organizar registros y cálculos de asistencia y generar información que puede alimentar el proceso de prenómina. El cálculo final de percepciones, deducciones, impuestos, seguridad social y reglas internas corresponde al sistema y al proceso de nómina que utilice la empresa. Mantener esa separación ayuda a detectar errores antes de que una incidencia de asistencia se convierta en un error de pago.

¿Qué información debería guardar la empresa después de exportar?

Además del archivo enviado a nómina, es recomendable conservar una versión del reporte revisado, identificar claramente el periodo al que corresponde y, cuando aplique, guardar evidencia de las autorizaciones o los ajustes. El artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo incluye los controles de asistencia, cuando se lleven, entre los documentos que la persona empleadora debe conservar y poder exhibir en juicio. Para esos controles, la ley establece su conservación durante el último año y por un año después de que termine la relación laboral. Esto no impide que otras obligaciones legales o internas requieran plazos distintos para documentos relacionados (Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión, 2026).

¿Qué debe considerar la empresa sobre datos personales?

Los reportes de asistencia contienen datos personales porque relacionan a una persona con horarios, registros, incidencias y otra información laboral. Si el sistema utiliza huella o reconocimiento facial, también se tratan datos biométricos. Además, un reporte que identifique una incapacidad u otra condición de salud puede revelar datos que la ley considera sensibles. La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares exige observar principios como finalidad, proporcionalidad, información y responsabilidad, así como mantener medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas acordes con el riesgo. Por eso, la empresa debe definir quién puede consultar y exportar reportes, qué información es realmente necesaria, dónde se almacenan los archivos y cuándo corresponde bloquearlos o eliminarlos (Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión, 2025).

¿Qué formato de exportación conviene? Comparación rápida

Errores comunes al exportar reportes de BioTime

• Exportar antes de cerrar incidencias. Si faltas, permisos, vacaciones u horas extra todavía están pendientes, el archivo puede no representar la situación final del periodo.
• Usar un rango de fechas distinto al periodo de nómina. Un día de diferencia puede mover horas, retardos o incidencias al periodo equivocado.
• Tomar el archivo de Excel como fuente original. El XLS exportado es una salida del sistema; no debe convertirse sin control en una segunda fuente de datos. Si se realizan correcciones manuales, conserva el archivo original, documenta el cambio y registra quién lo autorizó para mantener la trazabilidad.
• No comprobar la sincronización de los dispositivos. Un equipo temporalmente desconectado puede conservar checadas localmente y enviarlas después. Exportar antes de sincronizar puede dejar registros fuera.
• Confundir «registro» con «resultado de asistencia». Una marca aislada no explica por sí sola si hubo retardo, falta, jornada completa u horas extra; eso depende de las reglas configuradas.
• No validar el formato con nómina. Un CSV o XLS puede abrir correctamente y aun así ser incompatible con la plantilla que espera el sistema de pago.
• Aplicar instrucciones de otra versión de BioTime. Cambiar servicios, base de datos o parámetros siguiendo una guía de BioTime 8.5 en un entorno distinto puede provocar más problemas.

Proceso recomendado para generar un reporte de asistencia antes de la nómina

1. Confirma el periodo exacto que Recursos Humanos y el área de nómina van a procesar.
2. Verifica que los dispositivos estén en línea o que hayan sincronizado sus registros pendientes.
3. Revisa que los empleados, departamentos, áreas, horarios y turnos estén asignados correctamente.
4. Valida permisos, vacaciones, incapacidades, horas extra y checadas manuales pendientes de aprobación.
5. Calcula o actualiza la asistencia del periodo cuando la configuración de la versión lo requiera.
6. Compara una muestra de empleados con sus eventos originales antes de exportar toda la plantilla.
7. Genera primero un reporte de revisión y confirma totales, faltas, retardos y horas trabajadas.
8. Exporta en el formato que necesita el destinatario: PDF para revisión, XLS para análisis y CSV o TXT para intercambio de datos.
9. Conserva una copia identificada con el periodo, la fecha de generación y la versión final aprobada.
10. Si el archivo alimentará otro sistema, prueba la importación con una muestra antes de cargar el periodo completo.

 

Buena práctica para México

No sobrescribas el reporte anterior cuando exista una corrección. Conserva el archivo original y la versión corregida, con una breve nota de qué cambió, cuándo se modificó y quién autorizó el ajuste. Esa trazabilidad es útil para auditorías internas, aclaraciones laborales y revisiones de nómina.

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Qué debe buscar una empresa mexicana antes de contratar BioTime

La decisión no debe basarse únicamente en el número de empleados. Evalúa también cuántos dispositivos existirán, cuántas sucursales reportarán, si habrá empleados móviles, qué volumen de eventos se generará, quién aprobará incidencias y qué nivel de estructura tiene el proceso de nómina. Los planes de BioTime Cloud 2.0 se diferencian por límites como usuarios, dispositivos, eventos anuales y aplicaciones móviles; esos límites y precios pueden cambiar y deben validarse en la oferta vigente antes de contratar. Los rangos de la tabla siguiente son una guía operativa para evaluar la complejidad, no una clasificación legal u oficial del tamaño de empresa en México (ZKTeco Latinoamérica, s. f.).

Equipos ZKTeco que pueden complementar una implementación con BioTime Cloud 2.0

El software debe evaluarse junto con el método de registro y la compatibilidad del dispositivo. Los siguientes modelos disponibles en ZKTeco Tienda Oficial declaran compatibilidad con BioTime Cloud o BioTime Cloud 2.0 en sus fichas comerciales. Son ejemplos de escenarios de uso, no una recomendación automática: antes de elegir, valida la cantidad de usuarios, el aforo, el ambiente, la red, el método de identificación y la lista de compatibilidad vigente.

M1: terminal compacta con huella, tarjeta RFID y contraseña, Wi-Fi de 2,4 GHz, capacidad para 500 usuarios y hasta 100 000 eventos. Puede evaluarse para oficinas, comercios o sucursales con una operación de asistencia sencilla y conectividad inalámbrica (ZKTeco Tienda Oficial, s. f.-a).

M2-LR: terminal con huella, tarjeta RFID y contraseña, conectividad TCP/IP, capacidad para 1000 usuarios y hasta 150 000 eventos. Puede ser útil cuando se busca una conexión de red cableada y un margen mayor de usuarios o registros (ZKTeco Tienda Oficial, s. f.-b).

M2F PRO-LR: combina rostro, huella, RFID y contraseña. Su ficha indica capacidad para 500 rostros, 3000 usuarios, huellas o tarjetas y 150 000 eventos. Puede evaluarse cuando distintos perfiles de personal requieren más de un método de autenticación (ZKTeco Tienda Oficial, s. f.-c).

SpeedFace-V5L [P] WiFi: equipo de mayor capacidad con rostro, palma, huella, tarjeta RFID y contraseña. La ficha comercial indica hasta 6000 rostros, 3000 palmas y 200 000 registros, además de compatibilidad con BioTime Cloud. Puede evaluarse para puntos de mayor tránsito o proyectos que requieran varios métodos biométricos (ZKTeco Tienda Oficial, s. f.-d).

 

Idea clave

Si tu empresa ya tiene relojes checadores ZKTeco, antes de contratar una licencia conviene revisar la compatibilidad, la cantidad de usuarios, los dispositivos y las sucursales. Una validación previa evita elegir un plan insuficiente o comprar funciones que la operación no necesita.

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Reportes de asistencia y cumplimiento en México: qué conviene tener presente

La Ley Federal del Trabajo no convierte a BioTime en un sistema «obligatorio» ni exige una marca específica. El artículo 804 sí incluye los controles de asistencia, cuando se lleven, entre los documentos que la persona empleadora debe conservar y poder exhibir en juicio. Por eso, más que pensar en un software como sinónimo de cumplimiento, conviene asegurar que el proceso permita generar registros consistentes, conservar evidencia y explicar los ajustes realizados (Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión, 2026).

Además, el decreto publicado el 1 de mayo de 2026 adicionó la fracción XXXIV al artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo. Esta disposición establece el registro electrónico de la jornada de cada persona trabajadora, incluido el horario de inicio y finalización, y prevé que la Secretaría del Trabajo y Previsión Social determine, mediante disposiciones generales, el ámbito de aplicación y las excepciones. El decreto entró en vigor el 1 de mayo de 2026 y su artículo transitorio quinto señala que esas disposiciones generales entrarán en vigor a partir del 1 de enero de 2027. En consecuencia, una empresa puede prepararse desde ahora con procesos trazables, pero no debe afirmar que un formato, equipo o reporte de BioTime garantiza por sí solo el cumplimiento: el resultado dependerá de las reglas aplicables, la configuración y la evidencia que conserve la organización (Diario Oficial de la Federación [DOF], 2026).

En materia de privacidad, exportar un reporte también es una forma de tratar datos personales. Una vez descargado, el archivo puede salir del entorno controlado de la plataforma y terminar en mensajes de correo electrónico, carpetas compartidas o equipos personales. Por ello, la empresa debe limitar los accesos, proteger los archivos durante su almacenamiento y envío, definir periodos de conservación y eliminar o bloquear la información cuando corresponda. Si el reporte contiene datos biométricos o información de salud asociada a incidencias, la evaluación de riesgos y las medidas de seguridad deben ser especialmente cuidadosas (Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión, 2025).

Conclusión: Un buen reporte empieza antes de presionar «Exportar»

BioTime Cloud 2.0 ofrece 36 reportes de asistencia y distintos formatos de exportación, pero el archivo final será tan confiable como la configuración que lo alimenta. Los horarios, los turnos, las incidencias, la sincronización de los dispositivos y las aprobaciones deben revisarse antes de cerrar el periodo. Después, el formato se elige de acuerdo con el uso: PDF para revisión visual y trazabilidad, XLS para análisis y CSV o TXT cuando otro proceso requiera intercambio estructurado de datos (ZKTeco Latinoamérica, s. f.).

Para una empresa mexicana, la mejor práctica es construir un procedimiento estable: definir quién revisa, quién corrige, quién aprueba y quién exporta. Esto reduce las aclaraciones con los empleados, facilita la preparación de la prenómina y permite conservar evidencia más ordenada. Sí, además, la organización utiliza equipos biométricos, debe integrar el control de acceso a los reportes con su política de protección de datos personales.

Si estás evaluando BioTime Cloud 2.0, no empieces por el plan más grande. Haz una lista de empleados, sucursales, dispositivos, tipos de turno, responsables de aprobación y del formato que exige tu sistema de nómina. Con esos datos es mucho más fácil seleccionar una licencia y un equipo adecuados para la operación real.

 

Idea clave

Antes de comprar, solicita una validación de compatibilidad entre tus equipos ZKTeco, la licencia de BioTime Cloud 2.0 y el proceso de nómina que utiliza tu empresa. Esa revisión puede evitar retrabajos durante la implementación.

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Preguntas frecuentes

¿BioTime Cloud 2.0 exporta reportes a Excel?

Sí. La información oficial de BioTime Cloud 2.0 indica que permite exportar en XLS, además de PDF, CSV y TXT (ZKTeco Latinoamérica, s. f.).

¿Puedo usar un reporte de BioTime para nómina?

Sí, puede utilizarse como insumo para la prenómina o la importación, siempre que el formato, las columnas, las claves y la estructura sean compatibles con el sistema de nómina. Conviene probar primero con una muestra antes de cargar un periodo completo.

¿Por qué mi reporte de BioTime muestra faltas incorrectas?

Revisa primero horarios, turnos, checadas sincronizadas, incidencias pendientes y el cálculo del periodo.

¿BioTime Cloud 2.0 necesita un servidor en mi empresa?

No, al menos no para alojar la plataforma. ZKTeco describe BioTime Cloud 2.0 como una solución en la nube accesible desde un navegador y alojada en AWS, por lo que la empresa no necesita instalar el sistema en un servidor físico propio (ZKTeco Latinoamérica, s. f.).

¿Cuántos reportes tiene BioTime Cloud 2.0?

La información oficial vigente de ZKTeco Latinoamérica señala 36 reportes de asistencia (ZKTeco Latinoamérica, s. f.).

¿Qué formato conviene para exportar a otro sistema?

CSV o TXT pueden ser adecuados para el intercambio estructurado de datos, pero no existe un formato universal. Debes utilizar el formato, las columnas, la codificación y la estructura que requiera el sistema receptor.

¿BioTime sustituye a la nómina?

No. BioTime gestiona la asistencia y genera información que puede apoyar la prenómina; el cálculo de nómina se realiza en el sistema correspondiente.

¿Los reportes de BioTime contienen datos personales?

Sí. Vinculan información de asistencia con personas identificadas o identificables y, según el contenido, pueden incluir datos biométricos o información sensible, como datos de salud. Deben protegerse conforme a la legislación y a las políticas internas aplicables.

Referencias

• Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión. (2025). Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (última reforma publicada en el DOF el 14 de noviembre de 2025). https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFPDPPP.pdf
• Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión. (2026). Ley Federal del Trabajo. https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFT.pdf
• Diario Oficial de la Federación. (2026, 1 de mayo). Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de la Ley Federal del Trabajo, en materia de reducción de la jornada laboral. https://dof.gob.mx/nota_detalle_popup.php?codigo=5786537
• ZKTeco. (s. f.). FAQ. Recuperado el 24 de agosto de 2026, de https://www.zkteco.com/en/faq
• ZKTeco Latinoamérica. (s. f.). BioTime Cloud 2.0. Recuperado el 24 de agosto de 2026, de https://zktecolatinoamerica.com/software/biotime-cloud-2-0/
• ZKTeco Tienda Oficial. (s. f.-a). M1: Terminal de asistencia con huella y conectividad Wi-Fi. Recuperado el 24 de agosto de 2026, de https://zktecotiendaoficial.com/product/m1/
• ZKTeco Tienda Oficial. (s. f.-b). M2-LR: Checador para control de asistencias con huella y tarjetas. Recuperado el 24 de agosto de 2026, de https://zktecotiendaoficial.com/product/m2-lr/
• ZKTeco Tienda Oficial. (s. f.-c). M2F PRO-LR: Terminal de control de asistencia con reconocimiento facial, huella y RFID. Recuperado el 24 de agosto de 2026, de https://zktecotiendaoficial.com/product/m2f-pro-lr/
• ZKTeco Tienda Oficial. (s. f.-d). SpeedFace-V5L [P] WiFi: Control de acceso y asistencia con reconocimiento de huellas, rostro y palma. Recuperado el 24 de agosto de 2026, de https://zktecotiendaoficial.com/product/speedface-v5l-p-wifi/

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Nota: Las funciones, los nombres de los menús y las rutas pueden variar según la versión, el plan, los permisos y las actualizaciones de BioTime. La información legal de este artículo es de carácter general y no sustituye la asesoría laboral ni la de protección de datos para un caso específico. Para obtener instrucciones operativas, consulta la documentación y el soporte correspondientes a la versión que utiliza tu empresa.